Gestión documental

10 ventajas de la digitalización documental (desde la oficina a tu casa)

La digitalización documental es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital1. ​ En el ámbito del patrimonio documental y bibliográfico aparece la digitalización en respuesta a problemas de conservación y difusión2. La digitalización documental se ha convertido en indispensable en cualquier empresa, organización, y cada vez más, a nivel doméstico, por la cantidad de facturas, recibos, tickets y documentos de identificación que manejamos. Todos, en mayor o menor medida entendemos su necesidad, hoy os convencemos a base de ventajas… ¡hasta 10!

De la empresa al ámbito doméstico

La gestión documental conlleva una serie de gastos intangibles que bien llevados -digitalizados- supondría un ahorro estimable, de ahí la importancia de contar con un buen asesor o empresa proveedora de este servicio. A nivel empresarial la digitalización de documentos es una decisión de inversión con futuro3, ya que no solo hablamos de papel, archivadores o cientos de fotocopias, hablamos de ese 50% de la jornada de un trabajador gestionando documentación o registrando nuevas entradas de datos. Si nos trasladamos al hogar, en seguida comprendemos sus beneficios, si de lo que se trata es de tener copias a buen recaudo, siempre accesibles e imperdibles de las escrituras de nuestra casa, facturas, pasaportes, DNI´s o las fotografías de nuestra boda o las del nacimiento de nuestro hijo.

1/ Para toda la vida

El tiempo va en contra del papel y la digitalización le concede el don de la inmortalidad. Al digitalizar un documento aseguramos su preservación. Nunca más deberemos preocuparnos por la humedad, accidentes, pérdidas o por manipularlo constantemente. Siempre estará ahí para cubrir nuestras necesidades. Al almacenarlo en servidores externos lo protegemos de cualquier percance. Además, podemos hacer copias de seguridad para mantener su originalidad frente a cualquier modificación que queramos hacer del mismo.

2/ Ahorro de espacio

Una de las ventajas más evidentes. Hoy en día, una pequeña tarjeta de memoria SD de 128 GB nos permite almacenar más de 50.000 fotos; una memoria USB de 2GB, hasta 40.000 archivos de WORD. ¿Cuántas estanterías y archivadores necesitaríamos para almacenarlos?

3/ Moderno y ecológico

La ausencia de papel, archivadores y montañas de documentos y carpetas esparcidos por las mesas da una imagen más moderna de una empresa. Ni que decir tiene que mejorar además la reputación de la misma, por su contribución al ahorro de la tala de árboles y la contaminación ambiental que genera la fabricación de papel. Esta etiqueta ecológica se la puede colgar cualquiera en su hogar que opte por ahorrarse esas montañas de apuntes de la universidad o de documentación y decida reducirlo todo a unos pocos de gigabytes en una carpeta del escritorio de su ordenador.

4/ Mayor seguridad

La digitalización de un documento también nos permite restringir el acceso a su información. Disponemos de una amplia gama de recursos para limitar la consulta a nuestros archivos, imágenes, solo a las personas que deseemos. Incluso podemos establecer diversos grados de privacidad; hoy en día, ya disponemos de múltiples protocolos de seguridad gracias a los softwares, a través de los cuales podemos identificar al usuario que trata de acceder a nuestra información y bloquear su consulta.

5/ Mejor gestión

En el mercado hay diversas plataformas para gestión documental para empresas y particulares, desde los gratuitos (ver ‘Los 10 mejores softwares de gestión de documentos gratuitos’), eficientes a nivel doméstico, hasta profesionales, como Solpheo Suite. Esta herramienta solo nos ayuda en esa tarea de digitalización, un paso que facilitará la extracción automática de información, eliminando la intervención manual en procesos productivos o administrativos que requieran toma de decisión. Facilitará las tareas de aprobación y la toma de decisión informada.

6/ Accesibilidad

Cualquier persona desde cualquier punto del planeta puede acceder a un documento digitalizado con los debidos permisos; puede ser visto y compartido de manera simultánea con varios usuarios a través de diferentes plataformas digitales, y todo ello con una óptima calidad (mejor tamaño, nitidez y color).

7/ Ahorro de tiempo

Además, tanto a nivel empresarial como doméstico, la digitalización documental nos permite una búsqueda más precisa a la hora de localizar con mayor rapidez nuestras fotografías, facturas o informes.  Con un archivo físico siempre corremos el riesgo del desorden o la pérdida. Con el archivo digital nos aseguramos el acceso inmediato a través de una búsqueda precisa. Si hablamos de un pyme, o empresa, es sinónimo de descentralización de la información y mayor productividad.

8/ Versatilidad y fácil edición

Una vez hayamos digitalizado nuestros documentos o imágenes ya podremos incorporarlos a cualquier documento electrónico. Estos archivos podemos revisarlos, editarlos y almacenarlos fácilmente en diversos formatos de lectura como .docx .jpg o .pdf.

9/ Fácil difusión

Podemos compartir nuestros documentos de manera instantánea por correo electrónico, redes sociales o subirlos a la nube de manera inmediata.  Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original.

10/ Mejoras en la toma de decisiones y procesos

La digitalización documental nos permite organizar la información de forma estructurada, lo que facilita la identificación y acceso, con dos consecuencias:

  • Mejora la planificación, ejecución y flexibilidad de los procesos
  • La agilización de procesos permite a las empresas ahorrar tiempo en tareas administrativas y financieras.

En Lagom contamos con Solpheo Suite para la tarea de gestión documental, la plataforma de negocios digitales que mejor responde a las necesidades globales de gestión del contenido y de optimización de los procesos, y que da respuesta a las máximas exigencias del cliente actual. Si necesitas más información sobre cómo gestionar y digitalizar tus documentos de un modo eficiente, ponte en contacto con nosotros, déjanos tus datos y resolveremos tus dudas lo antes posible.

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Referencias

  1. Digitalización de documentos https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_documentos
  2. Historia de la digitalización https://digitalizacion-manuscritos.webnode.es/historia-digitalizacion/
  3. Transformación digital y gestión documental en el siglo XXI. Una inversión necesaria y rentable: la digitalización de documentos https://www.revistatransformaciondigital.com/2015/12/16/transformacion-digital-y-gestion-documental-en-el-siglo-xxi-una-inversion-necesaria-y-rentable-la-digitalizacion-de-documentos/