La búsqueda de documentos es, en ocasiones, una tarea ardua. No en vano, aproximadamente la mitad de la jornada laboral de un trabajador medio transcurre precisamente tratando de encontrar la información que necesita en su día a día, según datos de la consultora PwC.
Y es que, miles de documentos procedentes de multitud de canales (email, fax, correo ordinario…) entran cada día en las diversas compañías españolas que componen el tejido empresarial de nuestro país. La entrada de estos archivos, que deben ser procesados de distintas maneras (impresos, eliminados, archivados…) en función de varias pautas, puede llegar a ser agobiante, sobre todo para las pymes.
Información con sentido
Dotar de sentido a esta información representa un considerable desafío para las empresas, que requieren de la implementación de una adecuada estrategia de gestión documental para potenciar su eficiencia y reducir los gastos ocultos que acarrea la ineficiente gestión de estos datos.
Y es que las organizaciones están invirtiendo erróneamente sus recursos, un ejemplo de ello es que los gastos visibles de gestión de documentos no suponen más del 10% del total que las empresas realizan por estas funciones. Esta es la razón que explica que las compañías pueden incrementar su productividad si se lanzasen a implantar una adecuada estrategia documental que les garantice además respetar los estrictos trámites legales y de seguridad.
Es en este marco donde aparecen los proveedores tecnológicos, como Kyocera, con un objetivo esencial: incrementar la eficiencia y ayudar a ahorrar a sus clientes. De esta forma, a partir de la combinación de las mejores soluciones de hardware y software, de rebajar los costes de impresión y almacenamiento, simplificar los procesos y certificar la seguridad de los documentos de las organizaciones, estas soluciones consiguen impulsar la productividad de las compañías.
Implementar una adecuada estrategia de gestión documental, desarrollada en base a una herramienta que integre los diversos procedimientos que confluyen en la gestión de documentos de la empresa genera grandes ventajas y dota a la misma de unos automatismos que, al acelerar el proceso de validaciones y de gestiones de los archivos a partir de su entrada y hasta su salida, le permiten mejorar el servicio al cliente.
De esta forma, una factura que se reciba por email es procesada por la solución como tal, enviada a la carpeta de facturación, procesada, reenviada al sistema y respondida con un email preestablecido. Todo este proceso realizado de modo automático, sin que ningún empleado dedique tiempo a este tipo de labores y permitiendo que los trabajadores puedan centralizar su actividad en lo que verdaderamente es relevante: el core de negocio.
Mayor seguridad
A estas ventajas y mejoras de la productividad hemos de sumar una característica primordial: el aumento de la seguridad. Y es que, este tipo de soluciones fijan un sistema de autorizaciones para permitir o denegar el acceso a determinado tipo de documentos que, sumado a la mejora organizacional en el flujo documental de la empresa, dotan a los principales administradores de un mayor control interno.
Todas estas ventajas se resumen en un importante ahorro de costes y de tiempo para la mayoría de las empresas. Según AIIM (Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen), «una organización con uso intensivo de documentación podría ahorrarse implementando un software de gestión de documentos unos 880 euros por empleado y mes».
Compaginando soluciones de gestión documental, que cada vez más se están desarrollando para integrarse con las necesidades de los clientes, las organizaciones pueden alcanzar un incuestionable aumento de la eficiencia en sus procesos de gestión documental mientras reducen el dinero desembolsado en la inversión de sus procesos TI.