Custodia documental

Por qué es importante la custodia externa de documentos para tu empresa

El correcto manejo y control de los documentos es vital para cualquier empresa. Pero la realidad nos muestra que no todas son conscientes de ello, ni tampoco lo son de la importancia de contar con los servicios de una empresa especializada. Los beneficios que aporta la custodia externa documental son múltiples y variados. Hemos resumido los más destacados.

1/ Seguridad

Sin duda la seguridad es clave y por ello lo colocamos en primer lugar en este ranking de beneficios. Hay diferentes fórmulas y lo puedes gestionar a través de archivadores independientes o cofres pre-indexados. Además puedes controlar los accesos y cualquier tipo de modificación que se realice en los archivos: quién, cómo y cuándo.

El controlar esta seguridad puede suponer una inversión muy grande para una pequeña empresa; de ahí que debas contemplar la posibilidad de externalizar este servicio. Si eliges bien, sumado al ahorro económico, debes añadir que el proveedor asumirá la responsabilidad de mantener segura toda tu documentación confidencial; propondrá la destrucción confidencial de documentación confidencial obsoleta y liberará espacio en tu oficina.

2/ Gestión y acceso

Siempre accesibles. El almacenamiento de documentos en una empresa especializada en custodia documental te asegura que tus archivos estarán disponibles siempre y cuando los necesites. Puedes consultar tus archivos online de forma segura, incluso muchos proveedores disponen de la posibilidad de entregarte la documentación en mano, escaneada y enviarla por email/digitalmente.

3/ Almacenamiento y ahorro

Aquí hablamos de ahorro en espacio, pero también económico. ¿Cuánto cuesta el metro cuadrado de tu oficina? Muchos documentos deben guardarse de manera indefinida, y el espacio es finito. Contar con una empresa y servicio externo de custodia documental te permite acceder a un almacén ilimitado; liberar espacio en tu lugar de trabajo y un ahorro para tus arcas, ya que siempre costará mucho menos almacenarlo en una empresa especializada que en las oficinas propias.

4/ Tranquilidad

Es algo intangible, pero ¿cuánto cuesta no estar preocupado por la seguridad de nuestra documentación más valiosa? Externalizar el almacenamiento de nuestros archivos, nos certifica contar con un lugar seguro, accesible y gestionado correctamente. Además, hay una serie de documentos que debemos conservar y otros que debemos destruir. Saber cómo y cuándo es fundamental para cumplir con la ley y evitar problemas legales. Cada expediente debe tener asignado un marco de tiempo específico de retención y ser destruido de forma segura cuando se alcanza el límite de tiempo. Con un servicio de custodia documental externa te ahorras estas preocupaciones. Ellos pondrán a tu disposición un equipo de profesionales que clasificará e indexará tus documentos y te ayudará a cumplir con las leyes.

En Lagom disponemos de un servicio de custodia de documentos integral. Abordamos toda la logística: entrega y recogida de documentación; infraestructura e instalaciones; políticas de implantación y gestión y ejecución documental. Ofrecemos una consultoría previa. Si necesitas más información, contáctanos ahora. Clic aquí

Referencias